افراد زیادی تصور می‌کنند شغل انبارداری بسیار ساده است. “محصولات را در انباره ذخیره کرده و در موقع احتیاج به سراغ آن می‌روند” اما این آرزوی هر فرد انبارداری است که شغلش به همین سادگی باشد. واقعیت این است که انبارداری و توزیع کالا یک شغل چالش برانگیز بوده و فرآیندهای کاری انبارداری برحسب نوع فعالیت فرد می‌تواند هر روز دشوارتر شود. در این مطلب قصد داریم به برخی از مشکلات انبارداری مدیران و پرسنل سازمان‌ها، کارخانجات و شرکت‌ها با آن روبه‌رو می‌شوند، بپردازیم و نگاهی داشته باشیم به راه‌حل‌هایی که می‌تواند از بار این مشکلات بکاهد.
کار اصلی انبار، در یک فروشگاه، کارخانه، خرده فروشی و … سازماندهی و مرتب کردن کالاها است، اما این نظم و انضباط، پیاده‌سازی محصولات، چیدمان، ثبت کالاها، بارگیری و سفارش مجدد کالا را در برمی‌گیرد. بدون انباردارها و سیستم نرم‌افزار مدیریت انبار، فروشگاه‌ها، کارخانه‌ها و مدیران در نگه‌داری محصولات، تحویل سفارشات، چیدمان قفسه‌ها، سفارش کالاهای جدید و … با سختی و مشکلات روبه‌رو خواهند شد. در ادامه به بررسی مشکلات انبارداری می پردازیم:
حجم کار زیاد، می‌تواند حتی دقیق‌ترین انباردارها را نیز با مشکلاتی همراه سازد. یکی از مشکلات انبارداری ، ثبت نادرست و غلط موجودی محصولات است که بیشتر اوقات، هنگامی که کارگر انبار سعی در بازیابی و شارژ محصول موردنظر دارد، متوجه این لیست ناقص خواهد شد.
گاهی اوقات ممکن است موجودی درست ثبت شده باشد، اما به دلیل نبود فضای کافی، عدم چیدمان درست و حجم زیاد کار، محصول در مکان دیگری ذخیره شده باشد. در نتیجه این مشکل، باعث می‌شود که زمان و توان انباردار در بررسی‌های فیزیکی به هدر رفته و در نتیجه منجر به مشکلات دیگر مانند تاخیر در ارسال کالا یا انتخاب اشتباه محصول می‌شود.
راه حل چیست؟
امروزه بسیاری از شرکت‌های بزرگ برای حل مشکل لیست و فهرست اشتباه خود از نرم‌افزارهای سیستم مدیریت انبار استفاده می‌کنند. پرسنل انبار می توانند نرم افزار موبایل انبار پویا را بر روی گوشی خود نصب کرده و با استفاده از گوشی‌های همراه خود به صورت خودکار فعالیت‌های روزانه انبار و ورود و خروج محصولات را با درصد بسیار پایین خطا ثبت کنند.
یکی دیگر از مشکلات انبارداری فرآیند کارهای تکراری و گاهی غیرضروری است. حمل کردن جعبه‌ها، امضاء مجوز خروج، ثبت و سفارش کالا، پیگیری ارسال محموله و … این نوع فعالیت‌ها علاوه بر این‌که راندمان کاری پرسنل را به شدت پایین می‌آورد، می‌تواند باعث خطاهای انسانی و اشتباهات کاری شود.
راه حل چیست؟
شرکت‌های بزرگی مانند سونی، هوندا، آمازون و … برای این‌که بتوانند، از راندمان کاری پرسنل خود به خوبی استفاده کنند، کارهایی مانند بسته‌بندی، برچسب‌گذاری، مجوزهای خروج و … را به سیستم‌های نرم‌افزاری مبتنی بر هوش مصنوعی سپرده‌اند. به عنوان مثال شرکت هوندا برای جلوگیری از کارهای غیرضروری و تکراری از نرم‌افزار مدیریت سیستم انبارداری Tecsys استفاده می‌کند.
چیدمان نامنظم و غیربهینه علاوه بر این‌که می‌تواند باعث اشتباهات کاری شود، فضای زیادی از انبار را نیز در برمی‌گیرد، به خصوص انبارهایی که در مراکز شهر قرار دارند و به نسبت انبارهای خارج از شهر هزینه خرید و اجاره آن‌ها گران‌تر است.
راه حل چیست؟
سعی کنید فضای انبار را با توجه به نوع محصولات خود چیدمان کنید. از یک طراح مدیر که می‌تواند هم در هزینه صرفه‌جویی کند و هم فضای بیشتری در اختیار شما بگذارد کمک بگیرید. همچنین بهتر است که سیستم انبارداری خود را اتوماسیون کنید. این فرآیند باعث صرفه‌جویی در زمان، راندمان کاری و هزینه‌ها خواهد شد.عدم استفاده از فن‌آوری‌های سیستم مدیریت انبار علاوه بر هدر دادن وقت و پول باعث حوادث کار و مشکلات زیادی خواهد شد.
با تشکر از فناوری، امروزه می‌توانیم بفهمیم که محصولات سفارشی کجا قرار دارند؟ چه کسی آن‌ها را حمل می‌کند؟ چه موقع تحویل داده می‌شود؟ چه کسی مسئول تحویل دادن است؟ متعلق به کدام قسمت و بخش است و هزاران سوال دیگر که به دلیل نبود سیستم ردیابی در حمل و نقل انباردار با مشکل برخورد می‌کرد.
متاسفانه زمانی وجود داشت که انباردارها علاوه بر ثبت و جمع‌آوری داده‌ها، مجبور بودند هر مرحله از فرآیند دریافت تا تحویل کالا را به بهترین شکل به صورت دستی انجام دهند. این مشکلات انبارداری تا حدی پیش می‌رفت که گاهی باعث از دست دادن کنترل کالا و تداوم عرضه آن به مشتری می‌شود. امروزه به لطف نرم‌افزارها، برنامه‌ها و ابزارهای جدید، می‌توانید ارتباط دقیق با داخل و خارج انبار داشته باشید و با یک برنامه‌ریزی دقیق فرآیند انبارداری و توزیع کالا را مدیریت کنید.
دلایل بی‌شماری وجود دارد که باعث می‌شود، یک محصول در یک انبار آسیب ببیند. بیشتر اوقات این مشکل در هنگام چیدن رخ می‌دهد. هنگامی که یک محصول آسیب می‌بینید. هزینه‌ای مضاعفی نیز برای انبارداری ایجاد می‌کند. برای جلوگیری از این امر توصیه می‌کنید که از قفسه‌های مدرن و پالت‌ها استفاده کنید، که می‌توانید روی آن چیدمان انجام دهید، در کنار هم قرار گرفته و به راحتی بلند و بسته‌بندی می‌شوند. همچنین توصیه می‌کنیم که انبار دارای روشنایی مناسب، وسایل ایمنی و تمیز باشد تا نه تنها کارمندان بلکه محصولات نیز محافظت شوند.
عوامل داخلی و خارجی زیادی مانند آب و هوا، نوسانات ارز و اقتصادی، تغییر فصول و … می‌توانند در آماده نبودن سفارش و محصول تاثیر بگذارند. حقیقت این است که این‌گونه اتفاقات قابل پیش‌بینی نبوده و احتمال دارد برای هر انبار و انبارداری رخ بدهد. داشتن اطلاعات به روز، پیش‌بینی تقاضا، ذخیره موجودی اضافی و … نکاتی هستند که می‌توانند از کسری و آماده نبودن سفارش و محصول جلوگیری کنند.
امروزه موارد برگشتی یک مسئله بسیار بزرگ از مشکلات انبارداری است، که متاسفانه با رشد تجارت الکترونیکی حجم بازگشت‌ها افزایش یافته است. یک سیستم برنامه‌ریزی نشده یا تصادفی باعث حمل اشتباه یک محصول و در نتیجه برگشت آن می‌شود. همچنین سوابق و اطلاعات ضعیف در مورد سفارش نیز علاوه بر مرجوع شدن کالا باعث هدر رفتن وقت و زمان نیز خواهد شد. به عنوان یک راه‌حل موثر، سعی کنید علت این موضوع را بیابید. برای شروع، فرآیند فعالیت‌ها و محصولات در انبار را ثبت کنید. سعی کنید با ارزیابی‌ها مراحل کار را به سمت استانداردسازی پیش ببرید. شاید فناوری که در انبار استفاده می‌کنید نیاز به بررسی مجدد دارد. شاید اتوماسیون‌های اداری‌تان نیاز به تعویض داشته باشد.
عدم آموزش صحیح و ادغام کارکنان همه‌ی واحدهای انبار، می‌تواند باعث ناکارآمدی فعالیت‌ها و همچنین بالا رفتن هزینه‌ها شود. بسیار مهم است که کارمندان هر بخش به صورت جداگانه تحت آموزش مداوم قرار گیرند. همچنین بازده کاری هر واحد ثبت و ارزیابی شود.
کار اصلی انبار، در یک فروشگاه، کارخانه، خرده فروشی و … سازماندهی و مرتب کردن کالاها است، اما این نظم و انضباط، پیاده‌سازی محصولات، چیدمان، ثبت کالاها، بارگیری و سفارش مجدد کالا را در برمی‌گیرد.
از مشکلات انبارداری می توان به فهرست غلط و نادرست محصولات، فعالیت‌های تکراری و غیرضروری، چیدمان نامنظم، عدم ردیابی محصولات و نظارت بر حمل و نقل، محصولات آسیب دیده، آماده نبودن سفارش، رسیدگی به موارد بازگشتی و مشکلات منابع انسانی اشاره کرد.
